Несколько мыслей по поводу организации:
1. За участие в конкурсе (или фестивале

) винодел платит некоторый фиксированный взнос. Почему бы не связать этот взнос с определённым количеством образцов вина. Заплатил XXXX денег - выствил YYYY образцов в любых категориях. Хочешь ещё выставить - доплати.
2. Предложение собрать паспорта вин, а потом решать что делать, будет не совсем корректным в условиях ограничений на количество. Предлагаю, чтобы паспорта присылали без всяких предварительных ограничений, потом увидим общую картину, а потом, если возникнут ограничения, винодел скорректирует свою заявку.
3. Не плохо бы отдельно предварительно обсудить сколько и каких вин будет представлено вне конкурса, например: на пятничный вечер.
Может попытаться сгруппировать эти вина по темам.
Например, можно устроить тематическую дегустацию вин из сорта Пино Нуар разных лет разных виноделов.
Или дегустации Алиготе разных лет, только у меня уже 4 вина.
Или собрать вина с разными порокам для обучения.
В общем подумать о внеконкурсной дегустации, где каждый сможет попробовать наиболее интересную для него экспозицию, заранее зная весь список этих экспозиций.